График отпусков обязателен для работодателя и работников. Если графика отпусков в компании нет, Государственная инспекция труда (ГИТ) может выписать штраф. График составляют один раз в год на календарный год. Утвердить график отпусков на 2017 год нужно не позднее 16 декабря 2016 года. Для компаний график отпусков — обязательный документ. Не составлять его могут только работодатели — физические лица (письмо Роструда от 20.12.2011 № 3683-6-1). Инспекторы Гострудинспекции обязательно проверяют наличие графика отпусков в компании и за его отсутствие могут выписать штраф по ст. 5.27 КоАП РФ. Компаниям, которые созданы в этом году, утверждать график на 2016 год не нужно, а вот на 2017 год график необходимо составить и утвердить до 16 декабря. Как оформить график отпусков? Для оформления графика отпусков используйте форму № Т-7 или самостоятельно разработанную форму. График отпусков подписывает руководитель кадровой службы и утверждает руководитель организации. Исполнение утвержденного графика обязательно как для работодателя, так и для сотрудников (ч. 2 ст. 123 ТК РФ). После того как график составлен, его нужно направить в профсоюз (при наличии) для согласования. В любом случае все подготовительные мероприятия нужно завершить до 16.12.2016, так как утвердить документ нужно не позднее, чем за 2 недели до наступления нового календарного года. Знакомить работников с графиком отпусков после его утверждения или нет, работодатель выбирает сам. Наказать компанию за отсутствие подписей на графике инспектор не сможет, поскольку такой обязанности в законе нет. Зато есть обязанность предупредить каждого сотрудника о предстоящем отдыхе как минимум за 2 недели до предоставления отпуска (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Для этого применяют журнал извещения или персональные уведомления, которые вручают каждому сотруднику под роспись. Начните с льготников. Определить, есть ли в организации сотрудники, которые имеют право пойти в отпуск в удобное для них время, можно из личных карточек или личных дел. Информацию о малолетних детях или об особом статусе сообщают, как правило, еще на этапе заключения трудового договора. Если работодатель не уверен в полноте сведений, то лучше разослать уведомления с просьбой представить подтверждающие документы. Без них можно сформировать график по своему усмотрению. Кроме того, нужно узнать подходящие даты отпуска. В уведомлении целесообразно перечислить, какие именно категории работников имеют подобные преференции. Бывает, например, что отпуск по беременности и родам начнется уже после утверждения графика, и у сотрудницы на руках нет больничного листа. Но работодателю ничто не мешает поинтересоваться, будет ли она использовать ежегодный отпуск до декрета, и учесть ее пожелание в графике. При необходимости дату начала отпуска сдвигают, указывая это в графике. Неиспользованные в 2016 году дни отпуска. В графике должны учитываться все отпуска (в том числе неиспользованные), причем не только ежегодные, но и дополнительные. Не забудьте включить в график отпусков неиспользованные в текущем году дни отпуска. Если работник не отгулял отпуск целиком, его нужно переносить на следующий год (ст. 124 ТК РФ). Неиспользованные отпуска могут предоставляться либо в рамках графика отпусков, либо по соглашению между сторонами (письмо Роструда от 08.06.2007 № 1921–6). Но для работодателя удобнее включить в график оставшиеся с прошлых периодов дни отпуска, чтобы не забыть об имеющейся задолженности перед работником и избежать нарушений ч. 3 ст. 124 ТК РФ. Отпуск можно делить на части, если работник согласен Не всегда удается использовать отпуск целиком. Решают эту ситуацию просто: отпуск делят на части (ч. 1 ст. 125 ТК РФ). Закрепить такую договоренность можно разными способами. Некоторые работники пишут заявление, и тогда достаточно поставить визу «согласен» и учесть его пожелания в графике отпусков. В других организациях заключают соглашение о разделении отпуска на части. Если соглашение достигнуто, то в графике отпусков указывают даты, когда эти части будут использованы. Как быть с внешними совместителями Отдельного внимания требуют внешние совместители. Их отпуск нередко планируют в графике вместе с основными работниками. Для этого запрашивают у внешнего совместителя информацию о датах отпуска по основному месту работы. Сделать это лучше заранее, поскольку есть риск не успеть утвердить график в сроки, предусмотренные ст. 123 ТК РФ. Но, независимо от указанных в графике дат, отпуск этому сотруднику придется предоставить одновременно с отпуском по основному месту работы (ч. 1 ст. 286 ТК РФ). Таким образом, если работник-совместитель перенесет свой отпуск на основном месте, то работодателю по совместительству придется менять дату в графике. Даты отпусков в графике: нужно указывать конкретные даты предстоящего отпуска, а не ограничиваться указанием только месяца. Несмотря на то, что прямого запрета на такие действия нет, отсутствие конкретной даты чревато дополнительными сложностями. Если указан только месяц использования отпуска, рано или поздно придется определить конкретную дату его начала. Это нужно для извещения работника о времени начала отпуска (ч. 3 ст. 123 ТК РФ) и оформления приказа. Первое необходимо сделать не позднее, чем за 2 недели до начала отдыха, а второе — как минимум за 3 дня (ч. 9 ст. 136 ТК РФ).
(Источник: http://www.tspor.ru/article/2006-qqq-16-m11-10-11-2016-grafik-otpuskov-na-2017-)
