Документы по охране труда можно вести в разных форматах: в электронном и бумажном. Разрабатывает документацию назначенные работодателем ответственные лица, согласовывает специалист по охране труда, профсоюз, уполномоченный по охране труда, а утверждает руководитель организации или специальные комиссии.
После истечения срока действия документы хранят в порядке, который утверждает руководитель организации. Сроки хранения документов регламентированы приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Место хранения законодательством не установлено.
Особенности работы с документами по охране труда зависят от их вида и процедуры по охране труда.
Выберите вид документа и узнайте особенности его разработки и хранения.
Выберите процедуру по охране труда, чтобы узнать, кто разрабатывает документы и как их хранить.
СИТУАЦИЯ
Как нумеровать документы по охране труда
Положения, регламенты, порядки, стандарты
Форма. Документы можно вести в системе электронного документооборота или в бумажном виде.
Ответственный. Разрабатывает специалист по охране труда и утверждает руководитель организации.
Срок хранения. Документы хранятся постоянно.
Основание. Подпункт «а» пункта 380 Перечня, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.
Приказы, распоряжения
Форма. Приказы и распоряжения допустимо вести в системе электронного документооборота или в бумажном виде.
Ответственный. Проекты документов разрабатывает лицо, ответственное за направление деятельности, по которой издается приказ или распоряжение, и подписывает руководитель организации.
Срок хранения. Зависит от содержания и цели документов. Приказы и распоряжения по основной деятельности храните постоянно, а по административно-хозяйственным вопросам – 5 лет.
Основание. Пункт 19 Перечня, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.
ПРИМЕР
Хранение приказа о назначении ответственного за охрану труда
Инструкции и правила по охране труда
Форма. Инструкции и правила могут храниться в системе электронного документооборота или в бумажном виде.
Ответственный. По инструкциям и правилам проводят инструктажи на рабочем месте. Документы разрабатывает непосредственный руководитель, согласовывает специалист по охране труда и утверждает руководитель организации.
Срок хранения. 5 лет после истечения срока действия.
Основание. Пункта 421 Перечня, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.
Журналы регистрации инструктажей по охране труда
Форма. Документы можно вести в электронном виде, но обязательно дублировать в печатном.
Ответственный. Журнал вводного инструктажа ведет специалист по охране труда или иное лицо, которое отвечает за проведение этого вида инструктажа. Журналы регистрации инструктажей на рабочем месте ведут непосредственные руководители работников, которые проводят инструктажи.
Срок хранения. Журналы хранят 45 лет.
Основание. Подпункт «а» пункта 423 Перечня, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.
Протоколы и удостоверения проверки знания требований охраны труда
Форма. Протоколы проверки знания можно вести в электронном или бумажном виде. Удостоверения ведутся в бумажном виде.
Ответственный. Оформляются и утверждаются комиссией по проверке знания или специально назначенным лицом.
Срок хранения. Хранятся 5 лет.
Основание. Пункт 422 Перечня, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.
Программы инструктажей, обучения, стажировок
Форма. Программы инструктажей, обучения и стажировок можно вести в электронном или бумажном виде.
Ответственный. Документы разрабатывают лица, которые уполномочены работодателем. Как правило назначают работников, которые проводят инструктажи, обучение или стажировку. Документы утверждает руководитель организации.
Срок хранения. Документы хранят 5 лет.
Основание. Пункт 421 Перечня, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.
Акты
Заключительный акт по результатам медицинского осмотра
Форма. Документ могут предоставить в электронном или бумажном виде.
Ответственный. Заключительный акт предоставляет медицинская организация, которая проводила медицинский осмотр.
Срок хранения. Если документ оформлен после 1 января 2003 года, то хранится 50 лет. Оформлен до 1 января 2003 года – 75 лет.
Основание. Пункт 413 Перечня, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.
Акт о случае профессионального заболевания
Форма. Акт хранится в бумажном виде.
Ответственный. Акт подписывается членами комиссии, утверждается руководителем (заместителем руководителя) органа государственного санитарно-эпидемиологического контроля (надзора), заверяется его печатью и предоставляется работодателю.
Срок хранения. Если документ оформлен после 1 января 2003 года, то хранится 50 лет. Оформлен до 1 января 2003 года – 75 лет.
Основание. Пункт 419 Перечня, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.
Акт о несчастном случае на производстве
Форма. Акт хранится в бумажном виде.
Ответственный. Акт подписывается членами комиссии по расследованию, утверждается ее председателем.
Срок хранения. Документ хранят 45 лет.
Основание. Подпункт «а» пункта 425 Перечня, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.
Наряды-допуски
Форма. Наряды-допуски на выполнение работ повышенной опасности выдают в электронном или бумажном виде.
Ответственный. Документ составляет лицо, которое отвечает за правильность и полноту мер безопасности, которые указаны в наряде-допуске, подписывают все ответственные лица.
Срок хранения. Документ хранится 1 год после закрытия наряда-допуска. Если с работниками произошел несчастный случай, то срок хранения – 45 лет.
Основание. Пункт 415 Перечня, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.
Документы об обеспечении СИЗ, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и лечебно-профилактическим питанием
Форма. Документы можно вести в электронном или бумажном виде.
Ответственный. Документы об обеспечении СИЗ, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и лечебно-профилактическим питанием разрабатывают лица, которые уполномочены работодателем, и утверждает руководитель организации.
Срок хранения. Документы хранят 3 года.
Основание. Пункт 427 Перечня, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.
Документы по расследованию несчастных случаев
Форма. Документы по расследованию несчастных случаев ведутся в бумажном виде.
Ответственный. За составление и утверждение документов отвечает комиссия по расследованию несчастного случая.
Срок хранения. Документы хранят 45 лет.
Основание. Подпункт «а» пункта 425 Перечня, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.
Документы по расследованию профзаболеваний
Форма. Документы по расследованию профзаболеваний можно вести в электронном или бумажном виде.
Ответственный. Документы предоставляет комиссия по расследованию.
Срок хранения. Если документы оформлены после 1 января 2003 года, то хранятся 50 лет. Оформлены до 1 января 2003 года – 75 лет.
Основание. Пункт 419 Перечня, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.
ВНИМАНИЕ
Акт предоставляется и хранится только в бумажном виде
Документы по проведению специальной оценки условий труда
Форма. Отчет предоставляет организация, которая проводила спецоценку, в бумажном виде. Приказы, график, протоколы заседания комиссии не запрещено вести в системе электронного документооборота.
Ответственный. Отчет оформляет и предоставляет организация, которая проводила спецоценку, его утверждает комиссия работодателя. Приказ о проведении спецоценки, о создании комиссии и график разрабатывает назначенное работодателем лицо и утверждает руководитель организации. Протоколы заседания оформляет и подписывает комиссия по проведению спецоценки.
Срок хранения. Документы хранят 45 лет, если установлены оптимальные и допустимые условия труда. При вредных и опасных условиях труда – 50 лет.
Основание. Пункт 407 Перечня, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.
Документы по проведению медицинских осмотров и психиатрических освидетельствований
Форма. Документы по проведению медицинских осмотров и психиатрических освидетельствований можно вести в электронном или бумажном виде.
Ответственный. Документы предоставляет медицинская организация.
Срок хранения. Документы хранят постоянно.
Основание. Пункты 411 и 412 Перечня, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.
ВНИМАНИЕ
Для заключительного акта установлен срок хранения
Если документ оформлен после 1 января 2003 года, то хранится 50 лет. Оформлен до 1 января 2003 года – 75 лет. Это указано в пункте 413 Перечня, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.
